A maioria dos cidadãos, no seu dia-a-dia, não se aperceberá bem da importância dos arquivos. É só quando se mostra necessário encontrar uma certidão, um registo, uma licença, um assento de batismo, casamento ou morte; quando é preciso saber como era aquela rua numa determinada época, a quem pertenceu aquele edifício, o que aconteceu num dia específico, há muitos, muitos anos. Só nesse momento é que tomamos consciência do fundamental papel – literalmente – destas verdadeiras arcas do tesouro da memória de todos nós, que são os arquivos.
Ali se guardam documentos de valor inestimável, que ajudam a explicar o passado e a melhor compreender o presente. Ali se reservam imagens dos que foram importantes e o tempo apagou, ou dos que eram anónimos, mas ajudaram a construir monumentos, pontes, estradas. Ali se encontram cartas e mapas antigos; os segredos desta ou daquela família; os resumos da atividade das autoridades políticas e judiciais; os jornais e revistas que traçam o quadro da época em que foram publicados ou os bilhetes destinados a ser privados, mas que lançam luz sobre quem os escreveu, onde e como existiu…
Os tempos que vivemos lançam importantes desafios a estes guardiões do passado comum.
A progressiva digitalização de documentos protege-os do manuseio destrutivo e contribui para que a informação neles contida possa mais facilmente ser acedida, divulgada, partilhada e conhecida, por vezes até em formatos pesquisáveis, facilitando a vida ao cidadão e ao estudioso.
Há numerosas entidades, mesmo ao nível dos municípios, que já apresentam online um significativo e volumoso conjunto de documentação, acessível à distância, no conforto do lar, de forma simples e gratuita.
Esta relevante abertura e conhecimento alargado dos acervos de cada um, multiplica as possibilidades de cruzamento de informação, algo fundamental para as pesquisas académicas, por exemplo.
O que também se percebe – e isso não é positivo – é que, alheios às indicações da DGLAB – Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, cada entidade assumiu planos de classificação/organização documental distintos, com regras a gosto e adaptadas à própria realidade, mas de difícil – quiçá impossível – normalização. Isto cria problemas ao nível da recuperação e dispersão da informação, nas metodologias a adotar por quem pesquisa e na identificação dos conteúdos dos acervos documentais.
A maior interrogação, no entanto, ainda está para vir.
Atualmente decorre um processo complexo de digitalização de arquivos, especialmente nas grandes empresas e instituições. É meritório que se tente reduzir ao máximo o papel gasto, até pelos custos ambientais que tal implica, mas como será o acesso a esta informação daqui por, digamos, um século ou dois?
Se pensarmos que hoje é extremamente difícil encontrar quem possua equipamento para ler cassetes de banda magnética, disquetes, mini disks, cartões e pens de memória dos mais variados formatos descontinuados, é justo perguntar, com que equipamentos vamos ler, entender, decifrar os documentos que hoje convertemos em ficheiros de formatos diversos.
Esta é uma questão que deve ser posta na ordem do dia e pensada por todos nós, especialmente os que assumem funções de liderança, em instituições públicas e privadas, sob pena da sua própria passagem, intervenção e preponderância serem apagadas para sempre.
